Afin de s’assurer qu’un projet est livré en temps, en heure et selon le budget, il est indispensable d’avoir une procédure de gestion de projet complète et fiable qui suit les méthodologies de gestion de projet reconnues (par le Project Management Institute par exemple).
De plus, le suivi quotidien de la construction du projet est primordial afin de s’assurer qu’aucun élément n’est oublié et que le parc éolien ou solaire est construit selon les meilleurs standards de qualité et de sécurité.
Nos bonnes pratiques pour un bon suivi de construction :
Avant le début des travaux : phase de planification
Avant le démarrage du projet, le chef de projet construction va créer un Plan de Gestion de Projet (PGP) qui va constituer la feuille de route du projet. Il s’agit un document formel qui va guider l’exécution et le contrôle du projet. Le PGP va contenir également les éléments de base de scope, de coûts et de planning du projet.
D’autres documents sont importants dans cette phase de planification. En particulier :
- Le WBS (Work Breakdown structure) : c’est la structure hiérarchique des tâches du projet. Il permet de découper l’ensemble du travail à accomplir en sections gérables.
- Le Plan de Gestion des Risques : Ce document permet aux chefs de projets d’identifier les risques liés au projet. Cette démarche passe par l’identification des facteurs de risque associés à chaque tâche et de leur classification en fonction de leur criticité : ceux qui pourraient entraîner de légers retards dans le planning ou ceux qui bloquent la continuation du projet car appartenant au chemin critique.
Lancement des travaux
La première étape consiste à lancer les actions nécessaires avant le démarrage des travaux sur site. Ces actions sont nécessaires pour être en règle avec les différentes lois et législations :
- Réunions avec les élus locaux et les parties prenantes au projet (propriétaires/exploitants)
- Déclarations d’ouverture de chantier
- Constat initial de l’état du parc avec huissier
- Affichage des panneaux de chantier
- Signature de conventions de voiries avec les autorités locales
- Réunion initiale avec les différents sous-traitants et bureaux de contrôle
Une présence régulière sur site est selon nous primordiale pour le bon déroulement d’un projet. C’est particulièrement le cas au lancement du chantier. Il ne faut en effet, pas négliger l’importance d’une bonne entente avec les intervenants locaux (élus, propriétaires et exploitants). L’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO) du parc doit être au courant au plus tôt des éventuels problèmes ou plaintes des locaux vis-à-vis des travaux afin de régler au plus vite le problème et d’éviter que la situation ne s’envenime.
La présence sur site va varier en fonction de la phase du projet mais nous considérons qu’il faut compter sur 3-4 jours de présence sur site par semaine au commencement des travaux.
Une fois les travaux entamés
Une fois les travaux lancés, le suivi hebdomadaire du projet est impératif et doit inclure – outre une présence régulière sur place – les tâches suivantes :
- Suivi et vérification hebdomadaire du Plan de Gestion de Projet (PGP) : comme mentionné ci-dessus, le PGP est l’élément indispensable de toute construction de projet. Un suivi hebdomadaire de ce dernier est donc crucial pour vérifier et tenir les délais propres à chaque étape. Un bon suivi de projet, permettra de prendre les mesures correctives nécessaires,
- Vérification régulière de la documentation relative au projet éolien ou solaire,
- Suivi et validation des factures : la gestion du budget est cruciale dans la construction d’un parc éolien ou solaire. Une bonne tenue de la comptabilité pendant toute la construction permet d’éviter tout dépassement de budget ou du moins, de l’anticiper.
Un bon suivi de construction passe enfin et surtout par la remise d’un rapport mensuel au client, comprenant :
- Une situation sur le budget, le planning et les étapes,
- Une analyse des risques mise à jour,
- Une revue des éléments juridiques et financiers.
Tout écart relatif au PGP, impactant le planning ou le budget devra être communiqué au client dans les plus brefs délais, et ce, en dehors du rapport mensuel.
En tant qu’expert en construction de parc éolien et solaire, nous mettons un point d’honneur à respecter toutes ces pratiques. Le choix de votre Assistant à Maîtrise d’Ouvrage ne repose pas uniquement sur sa capacité à construire un parc le plus rapidement possible. Il repose surtout sur sa capacité à communiquer régulièrement avec vous, à tenir les délais & le budget et à respecter les contraintes légales.
Nous vous conseillons, lors de votre sélection de prestataire, de vérifier minutieusement ce qui est inclus dans la prestation, afin d’éviter toute mauvaise surprise pendant la phase effective de construction. Nous nous tenons à votre disposition pour toutes questions relatives à vos projets de construction de parcs éoliens ou solaires.